3.2.1. Что такое электронная таблица

В документах Calc каждая страница представляет собой таблицу. Такие документы получили название рабочих книг, а таблицы — рабочих листов. Размер рабочего листа может быть очень велик: когда пользователь выполняет прокрутку, программа автоматически создает новые строки или столбцы. К примеру, в одной таблице может быть несколько десятков тысяч строк. Но таблица, создаваемая программой — всего лишь заготовка. В задачу пользователя входит создание на рабочем листе собственных таблиц. Определять нужно все, вплоть до толщины линий рамки, но некоторые операции, например, вычисление итоговых значений, программа выполняет сама.

Самое экзотическое свойство рабочего листа — способность хранить в смежных ячейках данные разного типа. Большинство других программных систем не обладают таким свойством. Второе оригинальное свойство электронной таблицы заключается в том, что информации, вводимой в ячейку рабочего листа, будь то текст, числа или даты, автоматически присваивается адрес этой ячейки. Конечно, пользователь имеет возможность улучшить эту систему, например, давая ячейкам оригинальные имена, но в подавляющем большинстве случаев доступ к данным рабочей книги осуществляется, в общем-то, через безликие заголовки строк и столбцов электронной таблицы.

Calc — система во многом универсальная. Эта программа может хранить текстовую информацию и выполнять функции текстового редактора. Конечно, не такого мощного, как Writer, но и не такого примитивного, как Блокнот. Calc может выполнять также функции базы данных или системы математической обработки данных. В общем, это программа не только для того, чтобы считать в столбик.

3.2.2. Calc очень похож на Excel

Окно программы показано на рис. 3.20. Панели инструментов похожи на те, которые есть в Writer. Действительно, кнопки, отвечающие за открытие, сохранение и печать файлов, за форматирование текста, здесь такие же. Но еще больше Calc напоминает MS Excel. Слева от таблицы и над ней находятся области, содержащие заголовки строк и столбцов. Щелчок по заголовку позволяет выделить соответствующую строку или столбец целиком (указатель должен превратиться в жирную черную стрелку). Поставив указатель мыши на линию между заголовками, можно изменить высоту строки или ширину столбца.

В нижней части окна расположены инструменты для управления рабочей книгой: кнопки для смены листов и ярлычки листов. По умолчанию в новом документе создается три листа, но рабочая книга может содержать намного большее количество листов. Если вы щелкните по ярлычку листа левой кнопкой мыши, то выбранный лист станет текущим, если же правой — откроется контекстное меню, которое позволит выполнить операции над листом в целом: скопировать лист, дать ему новое имя, удалить лист и т. д. В Calc существует множество контекстных меню, которые привязаны к самым различным объектам на экране.

Рис. 3.20. Окно программы OpenOffice.org Calc

Обычно столбцы таблицы обозначаются латинскими буквами, а строки — числами. Существует альтернативный вариант, когда столбцы тоже обозначаются числами, хотя это не так удобно. Чтобы включить этот режим, надо выбрать команду Сервис — Параметры, затем выбрать группу OpenOffice.org Calc — Вычисления и установить параметр Синтаксис формул как «Excel R1C1».

Таким образом, каждая ячейка обозначается при помощи ссылки, состоящей из названий столбца и строки. Например, на рис. 3.20 выделена ячейка B19. Ссылку можно использовать в формулах, если требуется использовать значение, находящееся в ячейке. Ссылку можно заменить на имя, чтобы было удобнее составлять и читать формулы.

Допустим, мы хотим дать имя (в нынешней версии программы используются два термина: «имя» и «название», которые обозначают одно и то же) ячейке, в которой записан курс доллара. Выделим эту ячейку, выберем команду Вставка — Название — Определить. В окне диалога введем имя «Курс». Теперь в списке Область листа (который находится над электронной таблицей) появится это имя. Если ячейка не выделена, достаточно выбрать ее имя, чтобы рамка переместилась на нее. Это очень удобно для быстрого перехода к нужным ячейкам.

Одна ячейка текущего листа всегда является выделенной (текущей). Выделение ячеек выполняется мышью, когда курсор имеет вид белой стрелки. В выделенную ячейку вы можете ввести текст, число, дату, примечание или формулу. Для облегчения ввода над таблицей существует строка формул (со значком «f(x)»). Ее особенно удобно использовать для ввода или редактирования текста.

Мышью можно выделить и несколько ячеек (например, чтобы отформатировать данные, переместить ячейки или скопировать данные в буфер обмена). Выделенный блок отмечается темным фоном, но рамка отмечает только одну ячейку.

Для перетаскивания указатель мыши надо навести на темный фон выделенного блока. После этого можно нажать левую кнопку мыши и перетащить блок ячеек. Для копирования надо использовать контекстное меню и команды буфера обмена. Пока блок ячеек находится в буфере, его прототип на листе окружен голубой рамкой. Место вставки из буфера определяется выделенной ячейкой: если в буфере находятся несколько ячеек, то вставка будет происходить ниже и правее относительно выделенной ячейки, а вы должны убедиться, что после вставки новых данные не будут затерты нужные данные на листе.

3.2.3. Пример создания таблицы и формул

Рассмотрим особенности создания таблицы (рис. 3.20), помогающей рассчитать стоимость компьютера. Преимущество электронной таблицы в том, что можно, сделав одну таблицу, быстро получить ее копии, и рассмотреть несколько вариантов сметы, поскольку стоимость компонентов компьютера различна, а обычно требуется уложиться в некоторую сумму и при этом оптимизировать соотношение цена/качество.

В первую очередь надо решить, сколько столбцов будет в таблице. Изменять количество граф, когда таблица ужа сделана, достаточно сложно. Например, можно предусмотреть, что цены на некоторые комплектующие будут указаны в рублях, а на некоторые — в долларах. Допустим, мы решили, что в нашей таблице будет шесть граф, и они займут столбцы B-G листа. Выделим ячейку B2 и введем с клавиатуры заголовок «Расчет стоимости компьютера». Сразу отформатируем заголовок. Выделим ячейки B2:G2 (проведя по ним мышью с нажатой левой кнопкой) и нажмем кнопку (с белой пиктограммой) Объединить ячейки (В Excel есть аналогичная и говорящая сама за себя команда «Объединить и поместить в центре»). Теперь несколько ячеек превратились в одну.

Для сведения. Текст всегда принадлежит только той ячейке, в которую его первоначально ввели. Если разъединить объединенные ячейки заголовка, текст останется только в одной ячейке. Иногда при редактировании большой и сложной таблицы непонятно, в какой именно ячейке находится определенный текст. Разобраться можно так: выделять ячейки в текущей строке и наблюдать за строкой формул над таблицей. Если в строке формул появился такой же текст, значит, вы выделили нужную ячейку.

Теперь изменим формат шрифта: раскроем список Размер шрифта, выберем величину букв 18 пунктов, а потом нажмем кнопку Полужирный.

Для сведения. Удалить любой столбец диапазона B-G теперь, после объединения ячеек, невозможно. Если бы потребовалось удалить один из этих столбцов, сначала надо было бы разъединить ячейки B2:G2. Для этого надо выделить объединенные ячейки и отжать кнопку Объединить ячейки.

Заполним строку подзаголовков. На этом этапе можно выбрать примерную ширину граф. Слишком узкая графа не позволит разместить нужный текст, но делать графы слишком широкими тоже не следует. Таблицы, как правило, получаются более широкими, чем хотелось, и место на листе надо экономить, чтобы можно было распечатать таблицу на бумаге формата A4.

Теперь можно ввести названия компонентов компьютера и их цены. Ширину столбцов можно изменять в процессе работы. Последней в таблице может быть строка итоговых значений. При желании в таблицу легко вставить новые строки командой Вставка — Строки. Новая строка вставляется выше текущей.

В графе «номер по порядку» не обязательно вводить числа вручную. Для таких случаев предусмотрена операция автозаполнения. Достаточно ввести в одну ячейку первое число (рис. 3.21). Затем ячейку надо выделить и навести курсор на маленький черный квадратик в правом нижнем углу рамки (этот квадратик называется маркером автозаполнения), а курсор должен превратиться в белый крестик. Теперь маркер автозаполнения можно перетащить на свободные ячейки, и они заполнятся числами. Вы увидите на экране подсказку — какие числа вставляются. Программа вычисляет разность между вторым и первым числом и прибавляет эту разницу к каждому следующему числу. Даже если бы графа целиком не умещалась на экране, ее можно было заполнить в несколько приемов.

Рис. 3.21. Выполнение операции автозаполнения

Для сведения. Если при выполнении автозаполнения удерживать клавишу Ctrl, то в последующих ячейках будет повторено одно и то же значение. Автозаполнение можно применять не только для чисел, но и, к примеру, для дней недели и названий месяцев. Программа прекрасно справляется с продолжением таких последовательностей, как «понедельник, вторник…» или «Январь, Февраль…». Вы и сами можете создавать новые последовательности, используя вкладку Сервис — Параметры — OpenOffice.org Calc — Списки сортировки. Например, можно создать список с фамилиями работников организации. Для облегчения работы на вкладке предусмотрена кнопка для импортирования списка с рабочего листа (достаточно выделить ряд ячеек с имеющимися данными).

Вернемся к нашему примеру. После ввода данных целесообразно создать рамку таблицы, чтобы было удобнее работать. Учитывайте также, что при распечатке будет выводиться на бумагу только та рамка, которую вы создадите сами, а сетка рабочего листа обычно не печатается. Для быстрого создания рамки есть полезный инструмент Обрамление на панели инструментов, хотя существуют и более развитые средства.

Выделите всю таблицу мышью. При помощи кнопки-списка Обрамление и пиктограммы, на которой изображены все границы создайте сетку из тонких линий.

Выделите строку заголовка. Раскройте вкладку Формат — Ячейки — Обрамление. На схеме ячейки выберите нижнюю границу, а затем толщину линии 2,5 pt (рис. 3.22). Обратите внимание, что последовательность действий в этом окне должна быть именно такой: сначала выбрать нужную границу, затем выбрать ее параметры. Аналогично можно создать жирную линию и в нижней части таблицы.

Рис. 3.22. Выбор границ для ячеек

Осталось сформировать графу «Стоимость». Здесь нам не обойтись без создания формул. Поскольку при пересчете цен из долларов в рубли нам потребуется значение курса доллара, целесообразно ввести значение курса в отдельной ячейке. Если курс изменится, мы изменим только одно число, и данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны.

Выделите свободную ячейку вне таблицы (например, I2) и введите текст подсказки «Курс доллара». Щелкните ячейку ниже и введите в нее значение курса. По всем правилам такой ячейке надо дать имя. Если вы ввели значение курса в ячейку I3, и она осталась выделенной, но в левой части строки формул находится та же ссылка: I3. Щелкните ее мышью и замените текстом курс (это второй, ускоренный, способ создания имени). Теперь имя курс можно использовать в формулах для вычислений. Выбирайте информативные имена, и тогда работать с формулами будет удобнее. Не используйте в именах пробелы (используйте вместо них знак подчеркивания).

Прежде чем начать создание формул, необходимо ознакомиться с некоторыми правилами.

1. Для создания формулы полезно использовать строку формул.

2. Создание формулы начинается с ввода знака = в ячейку (можно щелкнуть на значке «равно»).

3. Во время ввода формулы щелчок на любой ячейке добавляет ссылку (!) на эту ячейку. Мышь надо использовать осторожно.

4. Арифметические действия обозначаются знаками плюс (сложение), дефис (вычитание), звездочка (умножение) и косая черта (деление). Их можно набирать на цифровом блоке клавиатуры.

5. В конце формирования формулы надо обязательно нажать клавишу Enter или щелкнуть зеленую галочку в строке формул.

Например, для того чтобы заполнить ячейку стоимости для корпуса компьютера (рис. 3.20), достаточно создать формулу, которая приравняет значение в ячейке G4 к значению в ячейке E4. Для создания такой простейшей формулы надо выполнить следующую последовательность действий.

1. Щелкнуть на ячейке G4.

2. Нажать клавишу со знаком равенства (в строке формул должен появиться знак равенства).

3. Щелкнуть ячейку E4 (ссылка на эту ячейку должна появиться в строке формул).

4. Нажать клавишу Enter.

Понятно, что у компьютера не может быть двух корпусов. Но можно, все-таки, составить выражение по всем правилам: умножить цену на количество и получить стоимость. Для этого надо:

1. Щелкнуть на ячейке G4.

2. Нажать клавишу со знаком равенства (в строке формул должен появиться знак равенства).

3. Щелкнуть ячейку E4 (ссылка на эту ячейку должна появиться в строке формул).

4. Ввести знак умножения.

5. Щелкнуть ячейку D4.

6. Нажать клавишу Enter.

По такому же принципу заполняется ячейка стоимости для системной платы.

Со стоимостью процессора сложнее. Процессоров на системной плате может быть один или два, и цена процессора выражена в долларах. Значит, надо умножить количество процессоров на цену в долларах и на курс доллара. В этом случае для создания формулы надо сделать следующее.

1. Щелкнуть на ячейке G6.

2. Нажать клавишу со знаком равенства (в строке формул должен появиться знак равенства).

3. Щелкнуть ячейку F6 (ссылка на эту ячейку должна появиться в строке формул).

4. Ввести с клавиатуры знак «звездочка».

5. Щелкнуть ячейку D6 (ссылка на эту ячейку должна появиться в строке формул).

6. Ввести с клавиатуры знак «звездочка».

7. Щелкнуть ячейку со значением курса доллара (I3) (ссылка на эту ячейку должна появиться в строке формул). В результате формула приобретет вид, как показано на рис. 3.23.

8. Нажать клавишу Enter. Вместо этого можно щелкнуть зеленую галочку в строке формул.

Рис. 3.23. Строка формул с формулой

Вы уже, наверное, заметили, что данные в выбранной ячейке повторяются в строке формул. Данные можно править и в ячейке, но мне кажется, что во многих случаях строка формул удобнее.

В нашей таблице по такому же принципу заполняется ячейка стоимости вентилятора для процессора (количество вентиляторов должно соответствовать количеству процессоров) и модулей памяти (на системную плату обычно устанавливают один, два или четыре модуля памяти). Теперь вы можете самостоятельно сформировать ячейки стоимости для остальных компонентов компьютера.

Когда все ячейки в графе «Стоимость» заполнены, можно ввести формулу в ячейку с итоговым значением. Это делается при помощи специального инструмента. В нашем примере надо сделать следующее.

1. Щелкнуть на ячейке G19.

2. Щелкнуть на кнопке Сумма в строке формул (с пиктограммой в виде буквы «сигма»).

3. Убедиться, что все ячейки с числовыми данными над выбранной ячейкой окружены рамкой. В случае необходимости выделить нужные ячейки при помощи мыши.

4. Нажать клавишу Enter.

Для сведения. Когда мы используем инструмент Сумма, программа ищет ряд ячеек с числами сверху, снизу, справа или слева (сумму не обязательно подсчитывать именно «в столбик»). Если в ряду ячеек встречаются пустые ячейки, или вокруг слишком много ячеек с числами, программа может ошибиться с выбором диапазона, и оператор должен исправить диапазон мышью. Обратите внимание на список в левой части строки формул. Кстати. Кроме суммы можно подсчитать среднее значение, минимум, максимум и другие величины. Для использования другой функции (например, AVERAGE — среднее значение) выделите нужную ячейку, выберите из списка имя функции AVERAGE, проведите мышью по диапазону ячеек, в которых хранятся исходные данные, нажмите Enter.

На этом создание нашей таблицы заканчивается. Вы можете попробовать изменить данные в ней и убедиться, что программа автоматически пересчитывает значения. Такую таблицу можно распечатать без каких-либо дополнительных настроек, просто нажав кнопку Печать.

3.2.4. Автозаполнение формул

В таблице могут находиться десятки и сотни формул. Классический пример: стоимость товара вычисляется как произведение цены на количество. При вводе можно сделать ошибки, поэтому для формул тоже предусмотрена операция автозаполнения. Например, в таблице, показанной на рис. 3.24, для ячейки С2 уместна формула =A2*B2. Для ячеек, расположенных ниже, в формулах должен меняться только номер строки. На этом принципе и работает автозаполнение. Если выделить ячейку C2 и перетащить маркер заполнения вниз, в ячейках, расположенных ниже, появятся формулы с измененными ссылками. Например, для ячейки C5 формула запишется так: =A5*B5. Такая технология исключает появление опечаток в формулах, но от пользователя все-таки требуется проверить, правильно ли программа использовала алгоритм автозаполнения. Когда курсор установлен в строку формул, в ячейке тоже показывается формула, а ячейки с исходными данными выделяются цветными рамками.

Рис. 3.24. Пример формулы

3.2.5. Ошибки при создании формул

Все ошибки в формулах можно разделить на логические и технические. Если вы использовали в формуле не то значение, которое нужно было использовать, это логическая ошибка. Программа вычислит значение в ячейке, но правильный ли получился результат, она понять не может. Пользователям приходится самостоятельно проверять формулы.

Технические ошибки возникают, когда программа не может вычислить значение по формуле. Например, в одной из ячеек, содержащих исходные данные, отсутствует информация или происходит деление на ноль (рис. 3.25). В этом случае в ячейке с формулой появляется код ошибки (все коды есть во встроенном справочнике).

Рис. 3.25. Пример поиска ошибки в формуле

Для облегчения поиска ошибок существует команда Сервис — Зависимости — Источник ошибки. Результат ее работы показан на рис. 3.25. В группе Зависимости есть много других полезных команд для организации проверки. Вы можете увидеть, какие данные используются для расчета или на какие ячейки влияет информация в данной ячейке. Зависимости всегда показываются при помощи стрелок. В конце работы можно очистить рабочий лист от лишней информации командой Удалить все стрелки.

3.2.6. Форматирование данных

В Calc существует несколько путей форматирования данных. Самый простой — использование кнопок форматирования на панели инструментов. В стандартной конфигурации панель инструментов Форматирование присутствует на экране. Например, очень просто изменить цвет ячейки, если использовать кнопку-список Цвет фона. Кроме кнопок, установленных на панели по умолчанию, существует и ряд скрытых (до поры до времени), которые применяются для двойного подчеркивания, выравнивания, выбора стиля рамки, вставки и удаления строк и столбцов и т.д. Подключить такие инструменты несложно — надо раскрыть список на правом краю панели, выбрать команду Настройка панели инструментов и установить нужные галочки.

Более сложно организован диалог, вызываемый командой Формат — Ячейки. Эта команда открывает доступ к семи вкладкам, на которых отражены все аспекты форматирования данных. Окно для выбора формата данных показано на рис. 3.26.

Рис. 3.26. Окно для форматирования ячеек

Вкладка Числа открывает доступ к целой группе форматов, в том числе и к текстовому, и для каждого из них она принимает особый облик. Несмотря на то, что инструментов в окне очень много, большинство из них понятны даже начинающему пользователю. Исключение составляет строка «Код формата» — коды надо изучать.

Специально для коммерческих задач был разработан денежный формат. С его помощью пользователь может выбирать количество знаков числа после запятой, устанавливать или отменять обозначение денежных единиц, решать, в каком виде должны отображаться отрицательные величины. Программа предлагает несколько вариантов отображения величин меньше нуля. Один из них отличается тем, что данные выводятся красным цветом. Другой вариант предусматривает отображение отрицательных величин без знака «минус» (отрицательное число будет выделяться только цветом). По такому же принципу построен и числовой формат.

Интересны форматы «Дата» и «Время». Наверное, все варианты записи дат и времени, которые могут понадобиться пользователю, предусмотрены.

Если ни один из форматов не подойдет, пользователь может разработать собственный формат. Для этого надо:

1. Изучить шаблоны форматов, показанные в таблице ниже.

2. Выбрать вкладку Числа, а в списке Категория — позицию «Все».

3. Выбрать в списке похожий формат и отредактировать его в строке Код формата.

4. Нажать кнопку с зеленой галочкой (Добавить).

После того как редактирование формата выполнено, он добавляется в список «Особый», а текущему выделению присваивается новый формат. Если список сильно разрастается, то ненужные форматы из него можно удалять при помощи кнопки Убрать.

В некоторых случаях понять смысл формата нетрудно. Так, например, форматируется дата красного цвета:

[RED]DD.MM.YY

Существует несколько правил, по которым создается формат. Во-первых, он может содержать от одной до четырех секций, разделенных точкой с запятой (см. рис. 3.27). Первая секция содержит формат для случая, когда число больше нуля, вторая — когда меньше нуля, третья — когда равно нулю, а четвертая — когда вместо числа в ячейку вводится текст.

Таблица 2

На рис. 3.27 показан пример пользовательского формата для числовых данных. В этом формате для положительных чисел задан красный, а для отрицательных — зеленый цвет символов. Предусмотрено разделение разрядов пробелами и вывод двух десятичных знаков (программа, разумеется, выполняет расчеты с гораздо большей точностью). Символы «точка с запятой» выполняют вспомогательную функцию разделения групп форматов, и на рабочем листе видны не будут.

Рис. 3.27. Пример пользовательского формата чисел

Формат можно отладить для одной ячейки, а потом использовать для других. Скопировать формат из одной ячейки в другую очень легко. Надо выделить исходную ячейку, нажать кнопку Копировать форматирование, а затем выделить одну или несколько ячеек, в которые он должен быть скопирован.

Рассмотрим несколько приемов.

Как правильно использовать цвет? Ставьте опцию цвета всегда в начало группы.

Как проверить правильность составленного формата? После того как вы нажмете кнопку с зеленой галочкой, программа проверит формат. Если все правильно, новый формат будет включен в список «Особый», а если в ячейке уже есть данные, вы сразу увидите образец отформатированных данных. Если же формат составлен с ошибкой, список «Особый» пополняться не будет, а программа выделит синим цветом ту часть формата, где есть ошибка.

Как скрыть нулевые значения? Если не указывать обязательные разряды числа, но задать условие равенства нулю, число не будет показано. Для надежности можно добавить белый цвет. Группа Standard может указать программе, что все числа, отличные от нуля, надо выводить в формате по умолчанию (программа иногда добавляет эту группу сама):

[WHITE][=0];Standard

Как добавить текст к числовым значениям? В данном примере используется числовой формат по умолчанию и обозначение «кг»:

Standard "кг"

Как добавить текст к тексту? Текст шаблона заключается в кавычки, произвольный текст в ячейке обозначается символом «@». В данном примере в ячейке выводится подсказка-приглашение, которая остается вместе с введенным текстом (значение ячейки — только то, что введено):

"Введите имя: "@

Еще один пример, взятый из встроенного справочника программы. Форматирование температуры. Отрицательные температуры будут показаны синим цветом, температуры от 0 до 30 °C — черным, выше 30 °C — красными:

[BLUE][<0]#,0 "°C";[RED][>30]#,0 "°C";[BLACK]#,0 "°C"

Рассмотрим другие вкладки окна Формат ячеек. Инструменты в них очень похожи на аналогичные инструменты Excel. В этом смысле Calc почти не уступает Excel.

Очень полезной является вкладка Выравнивание. Текст в ячейках можно выравнивать как по горизонтали, так и по вертикали. Для заголовков, набранных крупным шрифтом, выравнивание особенно важно: по вертикали заголовки обычно центрируют, а горизонтальное выравнивание зависит от конкретной задачи. Кроме этого, на вкладке имеются два полезных инструмента. Галочка Переносить по словам необходима, если в ячейке много текста, и он не умещается по ширине. Галочка Уменьшить по размеру ячейки позволяет программе самостоятельно изменять размер шрифта так, чтобы данные помещались в ячейке. Самый «экзотический» инструмент — шкала, которая позволяет наклонять текст под любым углом. Иногда это помогает разместить слишком длинный текст в ячейке, не увеличивая ее ширины. Для оформления таблицы может пригодиться и вертикальная ориентация текста, когда буквы выстраиваются в столбик. Все эти средства помогают сделать таблицу более компактной.

Вкладка Обрамление (рис. 3.22) позволяет отформатировать сетку таблицы. На первый взгляд, вкладка устроена достаточно сложно, но на самом деле она достаточно хорошо продумана. На ней находится модель той части листа, которую выделил пользователь (ячейки или нескольких ячеек). Группа Линия позволяет выбрать вид, толщину и цвет границы. Все части сетки устанавливаются отдельно, в том числе диагональные линии внутри ячеек. Выбрав границу, надо выбрать ее параметры (именно так, а не в обратном порядке). Если выделено несколько ячеек, различаются внешние и внутренние границы. Глядя на модель, надо представить, как будет выглядеть фрагмент рабочего листа.

Кнопки вокруг модели сделаны для удобства. Они соответствуют разным частям рамки (сетки). Вы можете пользоваться этими кнопками вместо того, чтобы щелкать мышью на модели.

3.2.7. Вставка примечаний

Коммерческие документы бывают весьма обширными, и часто с документами работает много людей. Поэтому важно иметь возможность вставки в документы служебной информации (подсказок, напоминаний, ограничений и т. д.). Эту функцию обеспечивает примечание, которое может быть создано для любой ячейки. Команда для создания и последующего редактирования: Вставка — Примечание. Текст примечания набирается внутри прямоугольного объекта (рис. 3.28). Когда примечание создано, в правом верхнем углу ячейки появляется красная точка. Если навести мышь на ячейку, появится всплывающая подсказка с текстом и стрелка, указывающая на ячейку.

Рис. 3.28. Примечание в режиме редактирования

Примечание не меняет положение на листе. Даже если будет меняться количество строк и столбцов, панелька примечания появится там, где было определено (поэтому и нужна стрелка). Это удобно тем, что примечание не закроет какую-либо важную информацию. Если надо переместить примечание, откройте его в режиме редактирования и, передвигая квадратные маркеры, переместите прямоугольник на новое место.

3.2.8. Диаграммы

В разных программах пакета OpenOffice.org средства для создания диаграмм несколько отличаются, я рекомендую использовать Calc. Диаграмма — такая вещь, что лучше один раз показать, чем сто раз рассказать. Для примера можно взять таблицу, изображенную на рис. 3.20. Допустим, мы хотим отобразить на диаграмме долю каждого компонента в стоимости компьютера. Скорее всего, для этого лучше всего подойдет круговая диаграмма («пирогом»).

Рис. 3.29. Окно для выбора диапазона данных диаграммы

Вначале надо выделить на листе диапазон данных. В нашем случае — это два столбца C4:C16 и G4:G16. Выделить их надо так: Провести мышью с нажатой левой кнопкой по первому столбцу, затем, удерживая клавишу Ctrl, провести по второму столбцу.

Затем надо нажать кнопку Диаграмма на панели Стандартная. Будет запущен мастер диаграмм. В нем можно сразу выбрать тип диаграммы (круговая), а потом надо перейти к окну выбора диапазона (рис. 3.29). Поскольку диапазон уже выбран (здесь, как и в Excel, можно и в окне мастера выбрать диапазон, если нажать специальную кнопку), остается только проконтролировать данные. Обратите внимание, что не смежные диапазоны, как у нас, разделяются точкой с запятой. В нашем примере должен быть установлен переключатель Ряды данных в столбцах и должна стоять галочка Первый столбец как надпись. Этого достаточно, чтобы диаграмма была построена (рис. 3.30). Можно нажать кнопку Готово.

Рис. 3.30. Круговая диаграмма

Диаграмма является составным объектом. При щелчках мышью она чаще всего окружается маркерами-квадратиками, и тогда ее можно переместить или изменить размер. Если же нужен доступ к внутренним объектам, на диаграмме надо сделать двойной щелчок, чтобы ее окружила серая рамка. Тогда можно менять размер и положение внутренних частей. Можно и изменить характеристики готовой диаграммы, если использовать контекстное меню (можно, к примеру, изменить тип диаграммы или диапазон данных).

Если диаграмму надо вставить в документ Writer, я рекомендую создать ее в Calc, а затем перенести в текст. Системный администратор может найти много способов сделать это, но для офисного работника, думаю, лучше подойдет такая последовательность действий:

1. После создания диаграммы щелкните на ней, чтобы снять рамку из маркеров.

2. Нажмите комбинацию клавиш Alt+PrintScreen.

3. Откройте K — Графика — GIMP и выберите команду Файл — Захватить — Вставить как новое (вставка снимка экрана в новый рисунок).

4. Установите удобный масштаб изображения, нажмите кнопку Прямоугольное выделение, нарисуйте прямоугольник вокруг диаграммы.

5. Выберите команду Правка — Копировать (Ctrl+С).

6. Перейдите в Wriner и выберите команду Правка — Вставить. Перетащите рисунок на требуемое место.

Вот так, просто и быстро, без связывания и внедрения.

3.2.9. Печать электронной таблицы

Из-за того, что рабочий лист практически неограничен, процедура печати документа Calc происходит несколько иначе по сравнению с другими программами. К сожалению, возможностей для настройки печати меньше чем в Excel — нет удобного режима «Разметка страницы», когда программа пытается разделить рабочий лист на страницы (при этом она анализирует созданные пользователем границы таблиц). В случае Calc главной командой настройки является Файл — Предварительный просмотр страницы. На бумажную страницу попадет та информация, которая укладывается в заданные размеры. В режиме предварительного просмотра есть полезная кнопка Формат страницы, а в окне диалога — вкладка Лист. На ней можно, к примеру, выбрать масштаб, чтобы слишком большая таблица «влезла» на формат A4. Можно изменить размеры полей и т.д.

Выйдя из режима предварительного просмотра можно выполнить распечатку обычным способом, командой Файл — Печать.

Можно распечатать и диапазон ячеек, если он выделен заранее.